Vantaan kaupunginmuseon sosiaalisen median päivityksissä on ollut viime aikoina kuvia esineistä hashtagilla #kokemus #kokoelmiakehittävämuseo. KoKeMus eli kokoelmia kehittävä museo -hanke syntyi Vantaan kaupunginmuseossa muillekin museoille tutun ongelman äärellä: emme tunne kokoelmiamme kunnolla. Museomme kokoelmissa on arviolta 27 000 esinettä, joista ainoastaan 9000 on löydettävissä tietokannastamme.

Tuskailua asian kanssa on jatkunut pitkään. Museo on perustettu vuonna 1986, mistä lähtien kokoelmia on kartutettu. Esineitä on tullut enemmän, kuin on ehditty luetteloimaan. Esinekokoelmaa hoitaa yksi ihminen, mutta esinetyöhön pystyy harvoin keskittymään, kun aikaa vievät myös muut tehtävät ja projektit. Kokoelmatiimimme – intendentti, arkiston ja kuva-arkiston amanuenssit, valokuvauksesta vastaava museoassistentti ja museomestari – mietti, miten voisimme läpikäydä kokoelmamme tehokkaasti. Olimme yhteydessä muihin museoihin ja kyselimme, miten he ovat inventoineet kokoelmiaan. Emme saaneet kaikilta tähän selkeää vastausta. Päätimme siis itse alkaa kehittämään tehokasta tapaa aineistojen läpikäymiseen ja kokoelmatyön kehittämiseen.

Tavoitteemme on läpikäydä aluksi noin 6000 esinettä. Käytännössä tämä tarkoittaa kahta huonetta täynnä laatikoita ja esineitä. Esineet luetteloidaan, puhdistetaan, numeroidaan, kuvataan ja pakataan. Tarvittaessa tehdään myös poistoja. Esineet luetteloidaan Kirsti-kokoelmatietokantaan ja avataan kaikkien nähtäville Finna-hakupalveluun. Samalla mietimme uusia toimintatapoja ja jaamme tietoa hyvistä sekä huonoista käytännöistä myös muiden museoiden käyttöön. Hankkeen jälkeen kokoelmamme on paremmin käytettävissä, pystymme tarkentamaan kokoelmapolitiikkaamme ja valtakunnallinen tallennustyönjako vahvistuu. 

Ensimmäisen pilotointiviikon pidimme jo vuosi sitten marraskuussa. Tällöin käytiin 128 esinettä läpi. Kesän aikana hankkeeseen osallistui yliopistoharjoittelija, jonka kanssa saimme läpikäytyä 1255 esinettä. Tällä hetkellä hankkeessa työskentelee osa-aikaisesti museoamanuenssi puolen vuoden ajan.

KoKeMus on tarkoitettu jaettavaksi kaikille. Esittelemme KoKeMus-hankkeen etenemistä museon blogissa ja kokoelmista tehtyjä löytöjä sosiaalisessa mediassa. Haluamme, että myös muut museot voivat hyötyä tästä: pyörää ei tarvitse jokaisen keksiä uudelleen, eikä samoihin kuoppiin pudota. Emme välttämättä keksi mitään uutta ja ihmeellistä, mutta kokeilemme eri lähestymistapoja luetteloimattomiin aineistoihin. Näitä saa vapaasti kommentoida ja myös kertoa minkä tavan itse on havainnut hyväksi. 

Annamari Juvonen-Eskola